Le vote électronique représente une étape essentielle d’une assemblée générale. Une fois que les associés ont débattu sur les résolutions à l’ordre du jour, ils passent au vote et y exercent chacun leurs droits.
Le vote peut également s’effectuer de manière électronique. En effet, dans le respect des conditions légales, les sociétés peuvent, avec l’accord des associés, procéder à un vote dématérialisé. Les associés se connectent sur une interface leur permettant de voter à côté de chaque résolution. Une telle évolution juridique a été bienvenue lors de la crise sanitaire, car elle a permis de faire prospérer la tenue d’assemblée et donc la vie des sociétés en général. En effet, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 a permis le recours à la visioconférence pour les organes collégiaux d'administration, de surveillance ou de direction, de toutes formes juridiques confondues.
1. Le déroulement du vote électronique
a. Les dispositions communes (assemblées d’actionnaires)
Les actionnaires ont la possibilité de participer à des assemblées par le biais de “visioconférence ou par des moyens de télécommunication électroniques permettant leur identification”, si les statuts le permettent (article L. 225-107, II, du Code de commerce).
Dès lors, un site spécial doit être aménagé pour le vote des actionnaires. L’utilisation de ce site ne peut être imposée à ceux-ci. C’est pourquoi leur accord préalable doit avoir été obtenu.
De plus, en cas de panne du système de visioconférence, les débats doivent être suspendus et le moyen de télécommunication utilisé doit permettre la transmission, a minima, des voix des actionnaires (article 145-2 du décret du 23 mars 1967).
Par ailleurs, les actionnaires qui votent électroniquement doivent s’identifier au moyen d’un code d’accès qui leur a été attribué préalablement à la séance (pour la société anonyme, C.com. article R. 225-98). Également, la société doit mettre en place un procédé fiable d’identification qui permette de garantir le lien entre la signature et le formulaire de droit de vote (pour la société anonyme, C. com. article R. 225-77).
Enfin, une feuille de présence doit obligatoirement être signée par tous les participants.
b. Les dispositions spécifiques (conseil d’administration, directoire et conseil de surveillance)
En la matière, le recours à la visioconférence est autorisé. Cependant, au moins 1 fois par an, le Conseil doit se réunir en personne pour voter les comptes annuels et comptes consolidés.
Concernant le vote, c’est l’article L. 225-36-1 alinéa 1 du Code de commerce qui prévoit la liberté statutaire. Ainsi, le recours au vote électronique doit y être mentionné, tant dans les statuts que dans le règlement intérieur.
2. L’authentification
Depuis ces dernières années, plusieurs recommandations ont été adoptées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL). De telles recommandations n’ont pas, à elles seules, de valeur contraignante. Il en ressort que la CNIL préconise une double authentification des électeurs prenant part au vote électronique.
- En vertu de la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 : “Pour se connecter à distance ou sur place au système de vote, l'électeur doit s'authentifier conformément à la présente recommandation et à l'aide d'un moyen répondant à l'objectif de sécurité correspondant au niveau de risque identifié pour le scrutin. Au cours de cette procédure, le serveur de vote vérifie l'identité de l'électeur et que celui-ci est bien autorisé à voter. Dans ce cas, il accède aux listes ou aux candidats officiellement retenus et dans l'ordre officiel”.
- En vertu de la délibération n° 2017-012 du 19 janvier 2017 : “Il ressort des échanges que la CNIL a avec les responsables de traitements dans le cadre de ses missions de conseil et de contrôle, tant a priori qu'a posteriori, que le moyen d'authentification actuellement le plus répandu dans le cadre du contrôle d'accès à une ressource numérique est celui associant un identifiant à un mot de passe (secret). Toutefois, la commission a toujours considéré que d'autres moyens offrent davantage de sécurité, comme par exemple l'authentification à double facteur ou les certificats électroniques.”
3. L’émargement
La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique adoptée par la CNIL prévoit que : “L'émargement doit se faire dès la validation du vote de façon à ce qu'un autre vote ne puisse intervenir à partir des éléments d'authentification de l'électeur déjà utilisés. L'émargement comporte un horodatage. Cette liste, aux fins de contrôle de l'émargement, ainsi que le compteur des votes ne doivent être accessibles qu'aux membres du bureau de vote et aux personnes autorisées”.
Afin de faciliter l'organisation des votes électroniques lors de vos assemblées générales, nous mettons à votre disposition un modèle de bulletin de vote par correspondance téléchargeable gratuitement.
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