La convocation aux assemblées et réunion

Introduction :

Toutes les personnes morales sont tenues de convoquer des assemblées au moins une fois par an pour que les associés ou actionnaires délibèrent sur l’approbation des comptes.

Dans certaines sociétés, d’autres organes sont amenés à délibérer tout au long de
la vie sociale. En effet, les membres du conseil d’administration (CA) et du conseil de surveillance (CS) délibèrent en réunion, généralement convoquées par leur président(ou vice-président pour le conseil de surveillance).

La convocation se matérialise par une lettre (papier ou électronique) par laquelle les associés, actionnaires et autres organes sont conviés à participer à une assemblée générale (ordinaire, extraordinaire, mixte...) ou une réunion (du conseil d’administration, de surveillance...). Elle contient l’intégralité des informations (date, lieu, ordre du jour...) et documents (rapport de gestion, projet de résolution...) imposés par la loi ou les statuts.

Également, du 25 mars 2020 au 30 septembre 2021 les dispositions applicables en la matière avaient été adaptées à la pandémie liée à la Covid-19. Ainsi, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 permettait à toutes les personnes morales (sociétés commerciales, civiles...) de déroger au droit spécial des sociétés et de convoquer leurs assemblées et réunions de manière entièrement dématérialisée (même en l’absence dispositions statutaires spécifiques).

L’article 13 de la loi n°2022-46 du 22 janvier 2022 prévoyait la simplification et l'adaptation des règles relatives aux réunions et prises de décisions des organes d’administration, de surveillance et de direction uniquement. Ces dispositions étaient applicables jusqu’au 31 juillet 2022.

En l’absence de prorogation de l’ordonnance du 25 mars 2020 et de la loi du 22 janvier 2022, il convient de se référer aux règles spéciales de chaque forme sociale et de dresser une image détaillée des obligations applicables aux sociétés civiles, à responsabilité limitée, par actions simplifiées et anonymes, en matière de convocations aux assemblées et réunions.

Focus sur la lettre recommandée électronique (LRE) et l'envoi recommandé électronique (ERE)

La loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 (art. 93) et son décret d’application n°2018-347 du 9 mai 2018 ont introduit la LRE et l’ERE en droit français.

L’article R. 53 du Code des postes et communications électroniques (CPCE) associe les notions de LRE et ERE qualifié. En effet, au sens de l’article L. 100 dudit code unERE qui répond aux exigences de l’article 44 du règlement européen n°
910/2014 eIDAS acquiert le statut d’ERE qualifié et ainsi, la même valeur qu’une LRE.

L’article L. 100 du CPCE et l’article 44 du règlement eIDAS prévoient et conditionnent leur application de la manière suivante :

• Le prestataire chargé de l'acheminement doit se porter responsable de la bonne identité du destinataire et de celle de l'expéditeur (avant la fourniture des données) ;
• L’envoi et la réception doivent être sécurisés par une signature électronique avancée ou un cachet électronique avancé ;
• Toute modification des données nécessaire à l’envoi ou la réception doit être signalée à l’expéditeur et au destinataire ;
• Les dates d'expédition et de réception de la lettre doivent être garanties et vérifiables (grâce à un horodatage qualifié) ;
• Si le destinataire n'est pas un professionnel, son accord préalable est nécessaire (en cas de refus, l'expéditeur doit envoyer le recommandé au format papier).

Si ces conditions sont réunies, la LRE et l’ERE qualifié auront la même valeur juridique qu’un envoi par lettre recommandée papier (alinéa 1 de l’article L. 100précité).

Dans le cas contraire, l’envoi aura la qualification d’envoi recommandé électronique simple et ainsi la même valeur que la lettre simple papier. Cette forme de convocation peut être utilisée dans les sociétés où prône la liberté statutaire.

1. La convocation aux assemblées générales d'une société civile (SC)

Dans une société civile, les règles applicables en matière de convocation aux assemblées générales se trouvent à la fois dans le Code civil et dans les dispositions du décret n° 78-704 du 3 juillet 1978.

MODALITÉS :
L’article 40 du décret précité prévoit que l’envoi des convocations doit être effectué au

moins 15 jours avant l’assemblée des associés. Il est également précisé que les associés sont convoqués par “lettre recommandée”.

En conclusion, sans précision sur la nature de la lettre recommandée, et en vertu de l’assimilation en droit français et européen de la lettre recommandée électronique à la lettre recommandée papier, le gérant peut ainsi convoquer les associés soit par :

• Lettre recommandée papier ;
• Lettre recommandée électronique ou ;
• Envoi recommandé électronique qualifié.

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SANCTIONS :
L’article 1844-10 alinéa 3 du Code civil dispose que : “La nullité des actes ou délibérations des organes de la société ne peut résulter que de la violation d'une disposition impérative du présent titre, à l'exception du dernier alinéa de l'article 1833, ou de l'une des causes de nullité des contrats en général”.

Sans précision sur la nature impérative des disposions du Code civil, les juges sont intervenus afin d’interpréter cet alinéa du Code civil.

Par décision du 16 décembre 2005, la chambre mixte de la Cour de Cassation (arrêt n°04-10.986) a pu juger qu’en application de l’article 1844-10 alinéa 3 et de l’article 40du décret n° 78-704, les assemblées irrégulièrement convoquées encourent
la nullité si le demandeur démontre un grief.

Autrement dit, si l’une des résolutions mise aux voix lors de
l’assemblée (irrégulièrement convoquée) porte atteinte aux intérêts d’un associé, il est en droit d’agir en justice en arguant de la nullité de la délibération. Il reviendra aux juges du fond d’apprécier souverainement les faits.

Une telle action en nullité se prescrit par 3 ans à compter du jour où la nullité est encourue (article 1844-14 du Code civil).

2. La convocation aux assemblées générales d'une société à responsabilité limitée (SARL)

MODALITÉS :
L’article R. 223-20 du Code de commerce dispose, en son premier alinéa, que la

convocation doit être envoyée 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale par lettre recommandée.

Le délai est passé à 8 jours lorsque le gérant unique n'est pas en mesure de convoquer (c’est la procédure de l’article L. 223-27, alinéa 8 du Code de commerce qui s’applique).

Comme indiqué précédemment, sans précision sur la nature de la lettre recommandée, il est possible pour l’auteur de la convocation de procéder par :

• Lettre recommandée papier ;
• Lettre recommandée électronique ou ;
• Envoi recommandé électronique qualifié.

Le second alinéa dudit article prévoit qu’en cas d’envoi des convocations par voie électronique, le consentement des associés doit avoir été préalablement recueilli. Ainsi, sans accord exprès de chaque associé, la convocation doit nécessairement être envoyée par voie postale.

Les associés conservent la possibilité de revenir à un envoi postal (alinéa 3 de l’articleprécité) s’ils ont consenti préalablement à un envoi électronique.

Pour conclure :

• Par principe l’envoi des convocations aux associés se fait par lettre recommandée(papier, électronique ou ERE qualifié) ;
• Si l’envoi est électronique, chaque associé doit avoir préalablement consenti à untel procédé et communiqué une adresse mail. Ils conservent la possibilité derevenir à l’envoi postal à tout moment.

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‍SANCTIONS :
L’article L. 223-27 alinéa 7 du Code de commerce prévoit que : “Toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés”.

Les juges conservent un pouvoir souverain en la matière car seule leur appréciationdes faits pourra entraîner la nullité des délibérations (Cour de Cassation, chambrecommerciale, arrêt du 5 décembre 2000, n° 98-13.904 : “les juges saisis d'unedemande d'annulation d'une assemblée irrégulièrement convoquée ne sont pas liéspar la constatation de l'existence d'une telle irrégularité”).

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3. La convocation aux assemblées générales d'une société par actions simplifiée (SAS)

MODALITÉS :
L’article L. 227-9 du Code de commerce donne tout pouvoir aux statuts en matière de convocation. En effet, il prévoit que ce sont eux qui “déterminent les décisions qui doivent être prises collectivement par les associés dans les formes et conditions qu’ils prévoient”.

En définitive, les rédacteurs des statuts sont libres de prévoir que la convocation auxassemblées générales d’actionnaires se fera par :

• Envoi simple (papier ou électronique) ;
• Lettre recommandée (papier ou électronique).

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SANCTIONS :‍

Comme le prévoit l’article précité, les modalités et sanctions
relatives aux convocations aux assemblées sont déterminées par des dispositions statutaires.

En conclusion, les SAS sont principalement régies par leurs statuts, il est donc essentiel de soigner leur rédaction et de toujours s’y référer afin d’obtenir les renseignements relatifs aux convocations des actionnaires.

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4. La convocation aux assemblées et réunions d'une société anonyme (SA)

4.1 La convocation aux assemblées d'actionnaires

MODALITÉS :

Les articles L. 225-104 alinéa 1er et R. 225-62 du Code de commerce prévoient les conditions dans lesquelles les convocations aux assemblées d’actionnaires sont effectuées. En effet, il est prévu que : “Sous réserve des dispositions des articles R.225-66 à R. 225-70, les statuts de la société fixent les règles de convocation des assemblées d'actionnaires”. Les articles R. 225-66 à R. 225-70 précités disposent des formalités des convocations (publication, contenu, délai...) prévues par la loi.

Dès lors, les rédacteurs des statuts sont libres de prévoir que les actionnaires seront convoqués soit par :

• Envoi simple (papier ou électronique) ;
• Lettre recommandée (papier ou électronique) ;

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Le recours à la télécommunication électronique pour la convocation des actionnaires suppose que la société ait au préalable soumis à ceux-ci une proposition en ce sens, par voie postale ou électronique, et recueilli leur accord également par voie postale ou électronique (art. R. 225-63, alinéa 1 du Code de commerce).

En l'absence d'accord du ou des actionnaires concernés, au plus tard 35 jours avant la date de l'assemblée générale, la société doit recourir à un envoi postal (alinéa 2 dudit article).

Les actionnaires ayant déjà accepté le recours à la communication électronique ont la faculté de demander le retour à l'envoi postal 35 jours au moins avant la date de l'avis de convocation à l'assemblée soit par voie postale, soit par voie
électronique (alinéa 3 de l’article précité).

SANCTIONS :
L’article L. 225-104 alinéa 2 du Code de commerce prévoit que : “Toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les actionnaires étaient présents ou représentés”.

Comme en matière de nullité des délibérations dans les règles applicables à la société à responsabilité limitée, il revient aux juges saisis d’une telle demande d’apprécier souverainement si la nullité de l’assemblée doit être prononcée ou non.

4.2 La convocation aux réunions du conseil d'administration

MODALITÉS :

L’article L. 225-36-1 du Code de commerce précédemment cité prévoit que ce sont les statuts qui viennent déterminer les modalités de convocation des administrateurs aux réunions du conseil d’administration.

Ainsi, il est possible de prévoir que la convocation des membres du conseil d’administration se fera soit par :

• Envoi simple (papier ou électronique) ;
• Lettre recommandée (papier ou électronique) ;

SANCTIONS :
La loi ne prévoit aucune sanction spécifique en matière de convocation aux réunions

du conseil d’administration. Il reviendra aux statuts de la société anonyme et/ou aurèglement intérieur du conseil d’administration d’en prévoir.

4.3 La convocation aux réunions du conseil de surveillance

MODALITÉS :

L’article R. 225-45 alinéa 1er du Code de commerce prévoit la liberté statutaire concernant les règles relatives aux convocations des réunions des membres du conseil de surveillance.

Ainsi, les statuts peuvent prévoir que la convocation des membres du conseil de surveillance s’effectuera soit par :

• Envoi simple (papier ou électronique) ;
• Lettre recommandée (papier ou électronique) ;

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‍SANCTIONS :
La loi ne prévoit aucune sanction spécifique en matière de convocation aux réunions du conseil de surveillance. Il reviendra aux statuts de la société anonyme et/ou au règlement intérieur du conseil de surveillance d’en prévoir.

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